Infocopy destaca las ventajas de la gestión documental

Infocopy, distribuidor oficial de Kyocera Document Solutions, líder de soluciones de impresión, sistemas de gestión de documentos y consultoría de procesos de negocio, es consciente de que una consultoría documental a medida es fundamental para optimizar la gestión de documentos de manera personalizada y acercar a las empresas, independientemente de su tamaño, a la transformación digital.

Esto, unido a las impresoras y productos MFP galardonados de Kyocera, permite a Infocopy ofrecer un ahorro de costes a sus clientes así como generar un entorno de trabajo más productivo, eficiente y ágil.

Pero, ¿cuáles son las principales ventajas de la gestión documental?

• Ahorro de costes (impresiones, fotocopias, almacenes para los archivos, etc.).
• Optimización del tiempo. La búsqueda y el acceso a la documentación son más rápidos y se evitan errores como duplicados, pérdidas o retrasos, entre otros, ofreciendo respuestas veloces a cualquier asunto que haya que solucionar y, por lo tanto, no solo agilizando las tareas dentro de la empresa sino también las respuestas a los clientes. Además, al tratarse de un documento electrónico es más rápido de archivar y enviar.
• Automatización de procesos, lo que reduce los tiempos de tramitación y gestión, aumentando la eficacia de los mismos.
• Trabajo Colaborativo. Mejora de la eficacia y la eficiencia permitiendo que distintos departamentos trabajen a la vez en los mismos documentos.
• Seguridad. Permite controlar quién y cuándo accede a cada información, asignando permisos a cada tipo de empleado y cumpliendo con las normativas de seguridad ya que trabajar con un gestor documental ya implica el cumplimiento varias de las normativas de seguridad. Un ejemplo de ello es que se diseñan, entre otras funciones, para cumplir con la LOPD (Ley de Protección de Datos).
• Disminución del riesgo de perder documentos.
• Movilidad. Se ha convertido en un requisito indispensable para el día a día de muchas empresas. Por eso, los sistemas de gestión documental basados en la nube permiten conectarse en cualquier momento y lugar.
• Mejora del ROI, al reducir los costes, aumentar la calidad y dar una respuesta segura a las demandas documentales de la compañía mejora la productividad.

Actualmente, existe la tendencia de llegar a la oficina sin papeles en la que todos los documentos sean digitales desde su nacimiento hasta su archivo o eliminación. Sin embargo, todavía falta hasta llegar a esto y mientras tanto las compañías deben combinar los documentos electrónicos y los físicos. Por ello, Infocopy ofrece una amplia gama de máquinas de Kyocera para adaptarse a todas las empresas y necesidades. Y es que la marca es reconocida por ofrecer el coste total de propiedad (TCO) más bajo de la industria gracias a su tecnología de impresión y al rendimiento superior de las impresoras ECOSYS así como de los productos multifuncionales.

Diego Laurenti, Gerente de Infocopy, explicaba que “nos adaptamos a las necesidades de nuestros clientes de extremo a extremo cubriendo todos los procesos de la empresa gracias a los equipos de impresión, soluciones de software y consumibles de Kyocera”.