GFI analiza los riesgos de utilizar archivos stub para almacenar e-mails
? Las desventajas del stubbing pueden evitarse, haciendo uso de la funcionalidad Journaling de Microsoft Exchange, que utiliza la solución GFI MailArchiver.
GFI Software, uno de los principalesproveedores de software de correo electrónico y de seguridad, alerta sobre los riesgos de utilizar la tecnología de archivo de e-mails basadas en el stubbing, algo que se puede evitar gracias a GFI MailArchiver, la primera solución de archivo de e-mails del mercado que se integra con Outlook sin el uso de ficheros stub.
Importancia del archivo de e-mails en la empresa
La mayoría de las compañías no considera el impacto que pueden tener los e-mails sin registrar en una organización.Un estudio llevado a cabo por GFI Software muestra que más del 51% de las PYMEs no archivan los e-mails de carácter corporativo y que el 33% utiliza su cliente de correo así como los archivos PST para almacenar la correspondencia electrónica. Esta postura respecto al archivo de e-mails supone una gran fuente de problemas para los administradores informáticos, que se ven en la tesitura de tener que buscar e-mails entre archivos PST de los puestos de trabajos individuales, cuando la falta de fiabilidad de estos archivos puede suponer una grave responsabilidad jurídica.
“Delegar la responsabilidad de realizar las copias de seguridad a los usuarios finales puede resultar cuanto menos arriesgado. La solución óptima, que otorga al administrador un máximo control sobre la gestión de los correos corporativos, a la vez que permite a los usuarios conservar y tener acceso a correos antiguos o eliminados, es el archivo de e-mails,” afirma David Kelleher, analista de comunicaciones e investigación de GFI.
Varias de las tecnologías de archivo existentes en el mercado, integradas con Microsoft Exchange Server y el cliente de Outlook, utilizan archivos stub. Este modelo satisface las necesidades de archivo de e-mails básicas de algunos usuarios, pero implica además la generación de miles de pequeños mensajes stub que afectan negativamente tanto a las capacidades de almacenamiento de Exchange Server como al rendimiento global del sistema informático de la empresa. La funcionalidad Journaling de Microsoft Exchange, de la que se benefician algunas soluciones de archivo de e-mails de última generación, sin embargo, no sólo elimina la necesidad de utilizar archivos stub, sino que también mejora las prestaciones del servidor.
¿En qué consiste la tecnología stub?
Muchas soluciones de archivo utilizan un proceso denominado stubbing, consistente en el traslado de e-mails desde los buzones de correo de los usuarios a una nueva localización, mientras que el e-mail original se reemplaza por un nuevo mensaje de pequeño tamaño que indica la nueva localización del correo. Cuando un usuario hace click en un e-mail que ha sido archivado, el mensaje stub es leído y el correo original se recupera del lugar donde estaba archivado. En vez de contener todos los correos originales que han sido archivados, un buzón de correo contendrá mensajes stub, cuyo tamaño es mucho menor.
Sin embargo, este concepto resulta a veces problemático. Una solución de archivo de e-mails que haga uso del stubbing, normalmente enumera todos los e-mails de un buzón de correo y los reemplaza con un mensaje stub, lo que supone una intensa actividad de procesamiento, especialmente cuando tiene lugar en cada buzón de correo de Exchange Server. Por ello, las intensas operaciones de procesamiento pueden tener un impacto negativo en las prestaciones de Microsoft Exchange, especialmente cuando hay un gran número de usuarios de Outlook bajo la carga del servidor.
La capacidad para buscar e-mails archivados es, asimismo, otra de las funcionalidades importantes de una solución de archivo de correos electrónicos. En el caso de una solución que utilice la tecnología de stubbing, el contenido del correo original no estará disponible para realizar búsquedas, por lo que los usuarios que utilicen la función de búsqueda de Outlook, no obtendrán ningún resultado útil.
La tecnología stubbing también modifica la manera en que normalmente trabaja Microsoft Exchange, ya que se necesita instalar un código externo en el servidor Exchange para permitir la funcionalidad stubbing. Los administradores más experimentados saben que la introducción de cualquier nuevo componente en el sistema puede afectar fácilmente a la disponibilidad y fiabilidad de los servidores que administran.
Journaling Vs Stubbing
Las desventajas del stubbing pueden evitarse, haciendo uso de la funcionalidad Journaling de Microsoft Exchange, que proporciona la capacidad de registrar todas las comunicaciones en una organización y funciona haciendo disponibles todos los contenidos entrantes y salientes en una localización especial del servidor Exchange. Para archivar, resulta especialmente útil el uso de Envelope Journaling.
La función Envelope Journaling por sí misma no proporciona una solución accesible. La ventaja de esta funcionalidad radica en que permite a los e-mails nutrir una solución de archivo, usando unos gastos mínimos y sin requerir ningún código adicional en el Exchange Server. Una solución de archivo puede entonces copiar los e-mails registrados a su propia base de datos, limpiando al Exchange Server de la avalancha de e-mails. De manera adicional, la base de datos de archivo puede ser almacenada en un servidor totalmente distinto. Este diseño permite a cada componente hacer lo que sabe hacer mejor: el servidor Exchange entrega comunicaciones mientras que una solución de archivo adecuada dedicada a almacenar e-mails con una tecnología escalable como una base de datos SQL. Una solución de archivo puede entonces proporcionar funcionalidad adicional, como la supresión automática de los e-mails que sean anteriores a una fecha determinada, o una búsqueda rápida.
Acerca de GFI Mail Archiver
GFI MailArchiver es la solución para la gestión y archivo de e-mails que ofrece GFI Software. Esta solución se integra con el cliente de correo electrónico de Microsoft Outlook a través de la funcionalidad Journaling, para permitir que los usuarios accedan a sus e-mails archivados de una manera más rápida y transparente. Se trata de la primera solución de archivo de e-mails del mercado que se integra con Outlook sin el uso de ficheros stub,lo que reduce la carga en el Exchange Server, al igual que la complejidad en la parte cliente y en la administración. Asimismo, GFI MailArchiver archiva todos los e-mails de la empresa, reduce la dependencia de los problemáticos archivos PST, permite a los empleados acceder a correos antiguos y eliminados en cualquier momento y lugar, y ayuda a las compañías a cumplir con los requerimientos de cumplimiento eDiscovery y legales.
Acerca de GFI
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