Flex descansa tranquilo con la tecnología Esker

Esker, principal proveedor de soluciones para la automatización de flujos documentales, ha sido seleccionada por Flex, la empresa referencia en el mundo del descanso, para gestionar el envío masivo de documentos a través de Esker DeliveryWare. Esto ha sido una decisión muy importante ya que se trata de la gestión de documentos críticos de negocio como son los pedidos de compra de material para producción y las confirmaciones de pedidos de clientes.

 

Migración a SAP ECC 6.0 e integración simultánea con Esker DeliveryWare

 

La decisión de cambiar de software de servidor de fax para envío masivo de documentos se inició con la migración a SAP ECC 6.0, haciéndolo incompatible con el sistema anterior, WinFax. Ante esta situación, se decidió utilizar la solución Esker DeliveryWare ya que ofrece la integración con SAP necesaria, además de la facilidad y rapidez para su instalación. Con Esker, el envío de faxes ha ganado en velocidad, capacidad (volumen), sin perder la ventaja de integración total con SAP –los usuarios siguen gestionando los envíos desde las mismas aplicaciones SAP.

 

Flex mantiene un volumen promedio de 500 faxes diarios, por lo que para los usuarios de los departamentos de Compras y Atención al Cliente de Flex, era de suma importancia que el envío diario de faxes no sufriese ninguna interrupción, y que el cambio tanto de versión de SAP como de software de envío de fax fuera simultáneo y transparente para ellos. Los envíos ahora se realizarán desde los módulos SAP MM y SAP SD de la nueva versión SAP ECC 6.0, exactamente de la misma forma que se venían realizando antes de la migración a dicha versión del ERP.

 

En palabras de Javier Encinas, Director de Sistemas de Flex, “No nos podíamos equivocar en la elección del software de envío de nuestros documentos de negocio: el cambio tenía que ser rápido, transparente, sin problemas para el usuario, sin fallo alguno. Buscábamos una tecnología que permitiera una integración total con SAP, y necesitábamos un resultado inmediato y definitivo.”

 

Doble fórmula de envío de documentos “en modo propietario” y “bajo demanda”

 

La instalación de Esker DeliveryWare en el servidor de fax de Flex se realizó en un sólo día, al mismo tiempo que la migración a SAP. Para mayor seguridad, Esker ofreció a Flex la posibilidad de utilizar el servicio de externalización de envíos masivos de fax, Esker On Demand. Flex utilizó el servicio durante 3 meses y a raíz de esta experiencia, optó por seguir con el doble modelo de envío desde la empresa “on premise” y envío externo “on demand”. De esta manera, cualquier incremento puntual de volumen de documentos a enviar por encima de la capacidad actual de líneas de comunicación o cualquier fallo de los sistemas se vería resuelto de forma automática e inmediata por el servicio externo de Esker, obteniendo las mismas ventajas de trazabilidad, confidencialidad y notificación que el envío interno.

 

Beneficios para la empresa

 

Esker DeliveryWare permite a Flex asegurar el envío masivo de sus documentos de negocio. Su servicio “On Demand” completa la solución “On Premise” (instalado en el servidor del cliente) con las siguientes características:

 

      Trazabilidad: la plataforma Esker On Demand se encarga de enviar los más de 10.000 faxes mensuales y envía a Flex un acuse de recibo que es integrado directamente en su sistema SAP para informar a los usuarios sobre el estado de envío de cada uno de sus documentos.

 

      Compatibilidad: gracias a la certificación SAP de Esker DeliveryWare, los usuarios sólo ven la interfaz SAP.

 

      Solidez: en caso de problemas en los sistemas informáticos de Flex, la empresa transfiere automáticamente sus flujos de fax al centro de  producción de Esker donde los documentos son enviados sin demora.

 

Javier Encinas agrega, “hemos confiado en Esker por la seguridad y la garantía que nos ofrece su tecnología y su doble fórmula de soluciones “on premise” y “on demand”. Estamos muy satisfechos con este cambio.”