Fellowes destaca los errores màs frecuentes de las pymes en la gestión de documentos confidenciales
Las pymes podrían ser sancionadas con una multa de hasta 600.000 euros por una mala gestión de los datos de sus clientes o empleados según la LOPD.
Ante la última encuesta elaborada por el Centro de Investigaciones Sociológicas (CIS) que revela que más del 70% de los ciudadanos se muestran preocupados por la protección de sus datos personales y el uso que se haga de ellos por parte de terceras personas y empresas, Fellowes Ibérica, filial española del fabricante estadounidense de destructoras de documentos y productos de ergonomía, alerta de que un gran número de PYMEs incumple las normativas de la LOPD en materia de protección de datos de sus clientes o empleados, lo que podría acarrearles sanciones de hasta 600.000 euros. La información sensible que aparece en documentos como nóminas, facturas, extractos bancarios, etc, puede suponer tan valiosa como dinero en efectivo si caen en manos criminales, ya que esta información les permitiría efectuar la solicitud de préstamos o compras de bienes y servicios en nombre de la víctima. Este fraude se conoce como robo de identidad y es un delito que está teniendo un alarmante crecimiento en los países europeos.
Los datos del estudio revelan asimismo que cerca del 50% de la población desconoce o cree que no existe una ley que proteja la intimidad personal y familiar. Nada más lejos de la realidad, ya que La Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) es la garante de preservar la confidencialidad de los datos personales de los ciudadanos cuando se encuentran en disposición de empresas u otros organismos.
Respecto a las pymes, el 93% afirma tener conocimiento de la existencia de la LOPD, según datos del Instituto Nacional de Tecnologías de la Comunicación (INTECO). Sin embargo, esto no implica que estas empresas estén concienciadas de la importancia de la seguridad de la información. Éstos son algunos de los errores más frecuentes que cometen a la hora de gestionar documentos con información sensible:
- No inscribir los ficheros en la Agenda General de Protección de Datos (AGPD), corriendo riesgos como la filtración y uso de sus bases de datos de clientes por parte de empresas competidoras.
- No disponer de una política de seguridad para gestionar los datos confidenciales, protegiéndolos contra virus, software espía, o el robo de ordenadores portátiles o documentos en papel.
- No informar a los clientes, empleados o proveedores de la empresa de la cesión de sus datos a otras compañías o particulares, pudiendo ser éstos utilizados para otros fines distintos a aquellos para los que se facilitaron dichos datos.
- No destruir los documentos con máquinas específicas para ellos, siendo tirados en la mayoría de los casos a la basura, con el riesgo que ello conlleva al poder ser utilizados por otra persona para el robo de identidad.
Destrucción de documentos, la asignatura pendiente de la LOPD
Al efectuar las pymes los tres primeros errores, están incumpliendo medidas legales, ya que, La LOPD obliga a todas las entidades públicas y privadas, inclusive las PYMEs a dar de alta sus ficheros con datos de carácter personal en el Registro General de Protección, con el objetivo de que los ciudadanos puedan conocer quién trata sus datos y ejercer los derechos de acceso, consulta, rectificación, oposición y cancelación de sus datos personales recogidos en ficheros.
Sin embargo, el nuevo reglamento de la LOPD, aprobado el pasado 19 de abril, no hace ninguna mención a la destrucción de documentos en papel, aunque esta medida resulta altamente recomendable si se quiere salvaguardar la información personal de empleados, clientes o proveedores.
Las PYMEs por tanto, no sólo se tendrán que concienciar de la necesidad de proteger los datos a la hora de ser almacenados sino también a la hora de destruirlos. Las empresas deberán ser especialmente cuidadosas con la destrucción de información como datos bancarios, números de afiliación a la seguridad social, nóminas, curriculums y toda información referente a empleados, colaboradores, etc, cuya mala gestión puede acarrear sanciones en la LOPD. Pongamos como ejemplo la sanción impuesta el verano pasado a una tienda de telefonía móvil por descuidar la destrucción de unos Currículum Vitae, que fueron encontrados por la policía municipal de Gavá en la basura, y por la que se le impuso una multa de más de 60.000 euros.
La mayoría de las pymes españolas no son conscientes de los riesgos que conlleva el no eliminar adecuadamente los datos personales que han dejado de serles útiles. Para evitar situaciones de riesgo, los expertos recomiendan a los propietarios de las pymes la destrucción de toda la documentación sensible y susceptible de ser utilizada en contra de la persona ya esté recogida en papel, CD o DVD, a través de dispositivos como destructoras de documentos. Además de sus múltiples mejoras a lo largo de los años, en potencia, seguridad para el usuario, funcionalidades, etc., dichas destructoras ofrecen varios tipos de corte (en tiras, partículas, etc.) para ajustar la seguridad ofrecida al nivel de confidencialidad de la información.
Información Corporativa
Fellowes Ibérica es la filial española de Fellowes Inc. – empresa norteamericana fundada en 1917 y líder en la fabricación y comercialización de destructoras de documentos. Con presencia directa en Australia, China, Rusia, Corea, Japón, Singapur, Canadá, Italia, Holanda, Francia, Reino Unido, Alemania y España, y una cadena de suministro que asegura la presencia de sus equipos en más de 100 países de todo el mundo, la compañía cuenta con un equipo de 2.700 profesionales y unas ventas superiores a los 700 millones de dólares (546,4 millones de Euros).
Fellowes Ibérica se creó en el año 2003 y atiende al mercado español a través de sus oficinas en Madrid, ayudando a las empresas en las diferentes fases de gestión de la información, desde su organización, conservación y protección, hasta su destrucción. La compañía comercializa su gama de destructoras a través del canal retail especializado, y a través de mayoristas informáticos y suministradores de productos de oficina.