El grupo STEF-TFE, especialista europeo en el sector de la logística del frío, ha optado por la solución de Esker, uno de los principales proveedores de soluciones de automatización de procesos documentales, para automatizar y externalizar el envío a clientes de más de 20.000 facturas mensuales. La compañía necesitaba aumentar la productividad y reducir los costes, por lo que decidió centralizar el proceso de facturación y externalizar la impresión, ensobrado y envío por correo de las facturas a los clientes. Cada quince días, el responsable de cada una de las 60 oficinas del Grupo STEF-TFE, se encarga de facturar a los clientes las prestaciones realizadas por el transporte. Una vez validada, la factura es enviada a un servidor Esker DeliveryWare, donde es formateada, convertida a PDF y enrutada hacia el centro de producción Esker para su impresión, ensobrado y entrega en la oficina de correos. De forma paralela, el flujo de información es enviado a una aplicación de gestión documental para su archivado. Por razones de seguridad y de disponibilidad de la plataforma, el servidor Esker DeliveryWare está configurado en modo clúster*.

Hoy en día, el Grupo STEF-TFE externaliza el envío de más de 20.000 facturas de clientes al mes, equivalentes a 120.000 páginas. “Gracias a su flexibilidad y a la amplitud de sus funcionalidades, Esker DeliveryWare nos permite automatizar la totalidad del proceso de facturación a partir de un flujo XML. Buscábamos externalizar este largo y pesado proceso con un proveedor experto en gestión de documentos de principio a fin, es decir desde la recepción de documentos en formato electrónico, su impresión, envío postal y archivado en formato electrónico”, comenta Jean-Louis Andlauer, Director de la División TFE de Agrostar.

Actualmente, la aplicación opera en todas las sucursales francesas, y será implementada progresivamente en España y en todos los demás países de Europa donde el Grupo STEF-TFE esté presente. “La elección por parte de STEF-TFE de las soluciones Esker se inscribe en el marco de una tendencia actual hacia la automatización y externalización que permite a las empresas enviar facturas de papel sin tener que hacerlo de forma interna. Sin embargo, los beneficios de la automatización y externalización no se reflejan solamente en términos humanos y materiales. También se refieren a una mayor fluidez de la información así como a la mejora de los tiempos de cobro (Day Sales Outstanding) garantizando el envío instantáneo sin importar el volumen de facturas de salida desde las aplicaciones de gestión”, añade Jesús Midón, Director General de Esker Ibérica.