Open Text Corporation (NASDAQ: OTEX, TSX: OTC), el mayor proveedor independiente de soluciones y software de Gestión de Contenidos Empresariales (ECM), ha anunciado el lanzamiento de su oferta de gestión de correo electrónico para sus clientes del sector legal. Combinando una catalogación básica de correos y capacidades de archivado, la solución ayuda a los despachos a definir, asegurar y controlar los procesos por los que los correos electrónicos son gestionados, guardados y eliminados, obteniendo beneficios clave como una mejor productividad, mayor rendimiento del sistema de correo electrónico y una reducción de los costes de almacenamiento y de TI.

Open Text Email Lifecycle Management para Despachos de Abogados cubre el mayor problema al que se enfrentan los despachos en el mundo hoy en día: gestionar enormes volúmenes de correos electrónicos en relación al cliente y al caso. Al combinar la solución de Open Text, Email Archiving para Microsoft Exchange con las capacidades de gestión de registros de Open Text LegalKEY, los usuarios pueden gestionar el ciclo de vida  completo de los correos electrónicos, desde su creación hasta su eliminación. Al establecer reglas en el servidor, se identifica cuándo deberían ser archivados los correos electrónicos desde el servidor de mensajes. Aún así, los usuarios pueden ver correos archivados en sus buzones de entrada y acceder fácilmente a los mensajes archivados con tan sólo un clic.

Con la solución de Open Text, los usuarios también tienen acceso a múltiples herramientas de personalización que les permiten clasificar de manera adecuada los correos electrónicos en el sistema de gestión documental del despacho, para que, por ejemplo, un correo importante del caso de un cliente pueda ser archivado con los otros documentos relacionados con el mismo asunto. Estas herramientas incluyen control de las carpetas de Microsoft Outlook y auto-archivado de nuevos correos electrónicos en las carpetas de Outlook, así como sugerir clasificaciones lógicas basadas en las direcciones de correos y en las cadenas de mensajes. Los correos que han sido clasificados en el sistema de gestión documental son marcados, reduciendo la duplicación de esfuerzos a través de la comunidad de usuarios.

También se han establecido controles adicionales del usuario final, lo que permite la retención y eliminación de correos para satisfacer el cumplimiento de normativas y políticas internas. Con el archivado de los correos, los usuarios participan activamente en el proceso de clasificación de correos como archivos empresariales. Una vez capturados como archivos, los correos son después gestionados de manera segura en todo su ciclo de vida, se guardan completamente admitiendo retenciones jurídicas en caso de una auditoría, y son rápidamente recuperables con la herramienta de búsqueda de texto completo integrada. Open Text Email Lifecycle Management para Despachos de Abogados ayuda a controlar los costes de infraestructura asociados con los sistemas de mensajes, mientras que proporciona interfaces fáciles de utilizar para que los usuarios clasifiquen mensajes como archivos empresariales.

“Los despachos de abogados muchas veces se enfrentan a la ambigüedad de información que ha sido almacenada en sus servidores de correo electrónico, haciendo que sea cada vez más difícil examinar y entender qué contenido está guardado en las cuentas de los usuarios, y aún es más difícil extraerlo y utilizarlo”, comenta Mohit Thawani, Director de Desarrollo de Negocio del Grupo de Soluciones Legales de Open Text. “Nuestra solución ofrece a los despachos de abogados una forma automatizada y fiable de categorizar grandes volúmenes de contenidos críticos, junto con un enfoque dirigido para mover este contenido a un sistema más accesible, ahorrando tiempo y aumentando significativamente la productividad”.

Actualmente, 70 por ciento de los mejores 100 despachos legales americanos utilizan las soluciones de gestión de contenidos de Open Text.

Hunton & Williams elige a Open Text para gestionar sus nuevos casos

Hunton & Williams es un despacho americano que cuenta con más de 1.000 abogados en 19 oficinas en todo el mundo. La compañía ha ocupado los lugares más altos de los rankings de las revistas de American Lawyer y AmLaw100 y de la lista 100 Global, además de ser reconocida por su reputación y su trabajo pro bono.

Hunton & Williams utiliza  el sistema de Gestión de Conflictos LegalKEY para ser más eficientes en términos de control tanto de los informes como los resultados, así como mejorar el servicio al cliente al agilizar el proceso de verificación de conflictos. Asimismo, ha implementado Core Services Layer de Open Text para ofrecer un valor añadido a los procesos de negocio del despacho. Con Core Services Layer, Hunton & Williams puede conectar de forma efectiva los sistemas de entrada de casos y las bases de datos del despacho para simplificar y eliminar la entrada de datos asociada con múltiples interfaces de usuarios. Esta característica acelera la entrada de nuevos casos y ayuda a la compañía a tomar decisiones más rápidas y efectivas a medida que permite a los abogados y al equipo trabajar en un entorno intuitivo y familiar.

Chambliss, Bahner & Stophel selecciona a Open Text para gestionar sus documentos

Fundado en 1886, Chambliss, Bahner & Stophel cuenta con una tradición de servicio al cliente altamente exitosa al centrar su práctica en principios consagrados de estudio del derecho y está caracterizado por su profesionalismo, innovación, habilidad y actividad en la materia. La compañía necesitaba actualizar su solución de gestión documental basada en Lotus Notes y evaluó a múltiples proveedores. La mayor parte del trabajo realizado en los despachos de abogados se centra en los documentos: alegatos, contratos, arriendos, transcripción de testimonios –todo el trabajo relacionado al cliente o caso debe ser fácilmente accesible. Con las capacidades de gestión documental de Open Text, Chambliss, Bahner & Stophel tiene acceso a todos los documentos del despacho dentro de un repositorio documental central, seguro y escalable que permite a los usuarios trabajar con los documentos electrónicos a toda hora. Ahora, el despacho podrá tomar un enfoque centrado en el caso para crear, almacenar, gestionar, acceder y compartir documentos. Chambliss, Bahner & Stophel también utiliza la solución de Open Text como una plataforma para eventualmente integrar sus sistemas de gestión de registros.

Open Text Email Lifecycle Management para Despachos de Abogados ya está disponible. Para más información, visite: http://www.opentext.com/2/sol-products/sol-pro-edocs-products2/pro-ot-edocs-email.htm

Open Text es un proveedor líder de soluciones de ECM para despachos de abogados, con una completa gama de soluciones y experiencia en el sector legal para dar soporte a las prácticas empresariales de los despachos legales y cubrir las necesidades de cumplimiento a través de todo el ciclo de vida de un caso – desde la entrada del cliente hasta su disposición final.

Para más información sobre cómo Open Text está ayudando a los despachos de abogados de todo el mundo, visite: http://www.opentext.com/2/sol-industry/sol-ind-legal.htm