A partir de 2025, el control horario en papel queda prohibido. Las empresas deben implantar un sistema digital de fichaje con acceso en tiempo real para la Inspección de Trabajo, el incumplimiento de esta obligación puede suponer multas de entre 1.000 y 10.000 euros por trabajador, en función de la gravedad.

"La mayoría de empresas ya venían registrando la jornada, pero lo hacían en papel o Excel. Ahora es obligatorio implantar un sistema digital accesible a la Inspección en tiempo real, y eso cambia el escenario legal y técnico por completo", explican desde Valoira Abogados.

Falta de cumplimiento generalizada
Aunque no existen cifras oficiales unificadas, diversas fuentes del sector apuntan a que una parte significativa del tejido empresarial, especialmente pymes, sigue utilizando formatos no válidos como hojas de Excel, plantillas en papel o sistemas sin garantía de fiabilidad legal.

¿Qué exige la ley ahora?
Desde 2025, todas las empresas —sin excepción por tamaño o sector— están obligadas a implantar un sistema digital de fichaje que:

• Registre el inicio y fin de la jornada diaria de cada persona trabajadora.
• Permita conservar los datos durante al menos cuatro años.
• Esté a disposición de la Inspección de Trabajo de forma inmediata y sin manipulación.
• Sea accesible tanto para la empresa como para las personas trabajadoras y sus representantes legales.

Consejos para cumplir la Ley y evitar sanciones
Valoira Abogados recomienda a las empresas:

1. Adoptar un sistema homologado de registro digital, que asegure trazabilidad y precisión.
2. Formar a los trabajadores en el uso del nuevo sistema.
3. Revisar las políticas internas de jornada y descanso.
4. Consultar con asesores legales especializados para verificar el cumplimiento total de la normativa.

Sobre Valoira Abogados
Valoira Abogados es una firma líder en Derecho Laboral, con oficinas en Barcelona, Madrid y Palma de Mallorca. Con más de tres décadas de trayectoria, asesora a empresas y profesionales en toda España, aportando visión estratégica, rigor técnico y acompañamiento preventivo frente a los cambios normativos laborales.