Según las estimaciones de DATISA, sólo el 20% de las PYMES españolas cuenta con herramientas financieras que proporcionan información analítica y presupuestaria.
Madrid, 10 de junio de 2008. DATISA, compañía española especializada en el desarrollo y comercialización de software ERP, destaca el bajo aprovechamiento de la información contable del negocio en el ámbito de las PYMEs.
El ámbito empresarial está experimentando en los últimos años un incremento de la competitividad y de la globalización, factores que junto a la situación económica actual, están haciendo cada vez más necesaria no sólo una gestión contable para el cumplimiento de las exigencias legales, sino una contabilidad centrada en un análisis detallado de la información financiera con el fin de alcanzar un control real de la rentabilidad del negocio que permitan tomar medidas correctivas en cualquier área del mismo.
En el ámbito de la gran empresa, esta necesidad es de sobra conocida y explotada. Sin embargo, no sucede lo mismo en el ámbito de la PYME, en el que a pesar del alto nivel de informatización del área contable, se sigue observando un bajo aprovechamiento de esta información para la toma de decisiones.
En este sentido, podemos hablar de tres disciplinas contables: Una financiera cuyo objetivo es ofrecer una fiel imagen del patrimonio de la empresa y de su situación financiera y la otra de. Otra presupuestaria que nos permite la planificación y control de desviaciones.
Y por otro lado, la analítica que muestra una imagen sobre los distintos centros de coste de manera mucho más detallada y concreta.
La contabilidad analítica útil para empresas grandes y pequeñas
La utilidad que las últimas herramientas TI aportan a la gestión de costes es de sobra conocida por las grandes empresas. Sin embargo, el tamaño de una organización no es el único factor que determina la necesidad o no de una adecuada Contabilidad Analítica. “La explotación de la información financiera de la empresa, desde el punto de vista analítico y de costes, resulta necesaria en cualquier organización con varias líneas de actividad, y con centros de costes identificados que implican una gestión compleja de las rentabilidades”, señala Isabel Ballestero, Directora Comercial de DATISA.
Asimismo, la Contabilidad Analítica supone una herramienta fundamental en una gran variedad de sectores como el de constructoras y promotoras, la gestión de cadenas tiendas y franquicias, la gestión de cadenas hoteleras, proveedores de grandes superficies comerciales, empresas con una estructura de delegaciones y departamentos, consultoras, empresas con centros de costes o importantes inversiones en inmovilizado, etc. Este tipo de soluciones son especialmente ventajosas para el mercado español, cuyo tejido empresarial está formado por más de un 90% de PYMEs, y en el que tienen un gran peso específico sectores como de la construcción, el hostelero o el de franquicias.
Sin embargo, según estimaciones de la compañía, sólo el 20% de las PYMES cuenta con herramientas financieras que proporcionan información analítica y presupuestaria, lo que denota un bajo aprovechamiento de la información contable del negocio en este tipo de empresas, que tratan de solventar a través de otros medios más complejos. En la mayoría de los casos esta situación es debida al desconocimiento de la existencia de herramientas adaptadas a las PYMES o la creencia de que estas herramientas son muy complicadas de utilizar. Otros factores que actúan de freno para la utilización de estas herramientas son la falta de tiempo para reorganizar el departamento financiero o el no querer asumir su coste al no considerar la rentabilidad que estas herramientas son capaces de ofrecer.
Inconvenientes de no contar con una solución específica
La mayoría de las PYMEs que necesitan llevar a cabo un avanzado control de costes y que no han automatizado la gestión de ingresos y gastos a través de una solución TI específica, se apoyan en su solución contable. Utilizan, de este modo, el plan de cuentas en el que se basa la contabilidad, creando mediante codificaciones, múltiples nuevas cuentas de gastos e ingresos.
Otras vías que utilizan las PYMEs para solventar las necesidades de gestión analítica de costes sin una herramienta específica, es su gestión manual o a través de hojas de cálculo. En ambos casos, el principal peligro, además de una mayor complejidad, consiste en que se trata de un sistema mucho más frágil en lo que a seguridad e integridad de datos se refiere. Todo ello deviene en un sistema complejo, frágil y de difícil mantenimiento.
“Tomando en cuenta esta realidad, la principal vía para fomentar la automatización de la gestión de costes en la PYME a través de soluciones TI específicas es la formación y las acciones específicas para comunicar el importante beneficio que aportan estas soluciones”, afirma Isabel Ballestero.
Beneficios que aporta una solución de gestión de costes a la PYME
Las soluciones de Contabilidad Analítica aportan a las PYMEs una serie de beneficios que se detallan a continuación:
- Facilitan el registro y explotación de la información contable desde un punto de vista estrictamente analítico, a través de ayudas específicamente diseñadas para el Control Analítico.
- Ofrecen una visión concreta y un control específico de los centros generadores de costes e ingresos en las empresas, que contempla todo el flujo económico a nivel de costes.
- En cuanto al registro de información, las soluciones de Contabilidad Analítica aportan un modelo totalmente automatizado para gestionar las imputaciones de costes e ingresos en los diferentes centros de coste. Esto permite la automatización de la introducción de información desde otros aplicativos, la reducción de los tiempos, evitando así errores y facilitando en general todo el proceso.
- En cuanto a la explotación de la información, las soluciones de Contabilidad Analítica ofrecen un amplio abanico de informes y listados específicamente diseñados desde el punto de vista de cada centro de costes (tienda, obra u hotel), permitiendo analizar sus gastos/ingresos, superávit, rentabilidad, etc. Este diseño de informes específico permite la justificación contable de cada gasto, su análisis en detalle por meses y un largo etc.
Las Soluciones de Contabilidad Analítica, en este sentido, permiten aprovechar la información contable como punto de partida para proporcionar datos útiles para optimizar la gestión del negocio. Gracias a herramientas de Contabilidad Analítica, la gestión contable permite la obtención de datos reales y detallados para el análisis del negocio desde el punto de vista de centro de costes y la rentabilidad, como apoyo a la toma de decisiones.
Estas ventajas que las soluciones de contabilidad analítica aportan por sí mismas se ven incrementadas en gran medida si dichos aplicativos se integran con otras herramientas de gestión, como las que se incluyen en un sistema ERP, como puede ser la integración con aplicativos de gestión comercial (mejoran la automatización en el registro y la explotación de la información), la integración con la gestión del inmovilizado o la incorporación de la contabilidad presupuestaria que permite la planificación de la evolución por cuenta financiera, y centro de coste
La Contabilidad analítica con soluciones de TI en sectores concretos
La contabilidad analítica es una herramienta de gestión fundamental en muchos sectores, y su mecanización a través de soluciones informáticas específicas constituye un salto cualitativo enorme en las posibilidades de explotación de la información y en la toma de decisiones. En muchas actividades, es vital para la empresa tener controlados sus centros de coste, y la rentabilidad de los mismos. Su definición, y el acceso rápido a la información relevante, son elementos clave para una buena gestión.
· En el sector de la construcción, es habitual hablar de centros de costes considerando toda la globalidad de gastos vinculados a la obra: sueldos y salarios amortización de inmovilizados, compra de materias primas, pago de la luz, compras de maquinaria, ocurriendo de igual manera con los ingresos. La contabilidad analítica es la que aporta esta visión concreta por centro de coste y según afirma Ballestero “esta posibilidad de fijar la atención en la dimensión económica del centro generador de costes e ingresos, es algo que no pueden darnos otras herramientas de gestión”.
· La gestión en las cadenas de tiendas y franquicias ha estado tradicionalmente basada en la preocupación por el control de ventas y almacén. Sin embargo, “una gestión moderna y completa debe centrar de igual manera poner su atención en el análisis económico y de centro de costes por punto de venta, y por tanto en el seguimiento de indicadores de rentabilidad de cada uno, por lo que nuestras soluciones permiten la incorporación automatizada e integrada de estas herramientas de análisis”, señala la Directora Comercial de DATISA.
· Asimismo, en el sector de la hostelería y turismo también es habitual la gestión analítica en cadenas de restaurantes o pequeños grupos hoteleros, gestionando la rentabilidad por cada establecimiento o por diferentes áreas del mismo, junto con la imputación automática de gastos por centro de coste y actividad de negocio.
· De igual manera, en empresas con centros de coste, y con importantes inversiones en inmovilizados, se hace fundamental la imputación del gasto de amortización al centro de coste. El sistema ERP de DATISA permite automatizar esta asignación, utilizando además complejos métodos de cálculo de amortizaciones.
Oferta de DATISA para la gestión analítica de costes
Una aplicación de Contabilidad debe ser capaz de gestionar la información registrada desde la perspectiva de su análisis. Esta capacidad de análisis, junto con la de automatizar la entrada de datos y de integrarse en el sistema general financiera de la empresa, son las características que diferencian unos programas de otros, y que desmienten el extendido comentario de que “todas las contabilidades son iguales”.
La Serie 64 y la Serie 32 A.G.E de DATISA, son sistemas ERP que desarrollan la Contabilidad Analítica, y la integran en el sistema general de gestión junto a las herramientas de Gestión comercial, Inmovilizado y Tesorería.
La aplicación de la compañía permite conseguir una mayor automatización y rapidez en el registro de datos, y el análisis de la información a través de un elaborado sistema de consultas y listados. También es capaz de trabajar con dos sistemas paralelos de control analítico, lo cual proporciona al usuario la posibilidad de hacer el seguimiento bajo distintos criterios, simplificando los criterios de codificación, imputación, y análisis.
Muchas empresas con soluciones implantadas para la gestión de su actividad comercial, carecen de soluciones contables sólidas. Sin embargo, DATISA cuenta con herramientas para el Departamento financiero de la PYME que ofrecen la posibilidad de gestionar la contabilidad desde la perspectiva analítica y presupuestaria.
Información corporativa
DATISA es una compañía especializada en la fabricación y comercialización de software ERP. Desde su constitución en 1979, mantiene su filosofía de atención al cliente y cuidado y profesionalización del canal.
Entre todos sus productos destacan: Gesda 64 para la Gestión Comercial; Speedy Coda 64 para la Contabilidad General; Tesda 64 para la Gestión de Tesorería; Inmda 64 para la Gestión de Inmovilizado; Gesda TPV 64 para la gestión en los puntos de Venta y Giranda 64 para la Gestión de Establecimientos Especialistas en Neumáticos. DATISA, además, ofrece otras dos soluciones de gestión verticales como Gesda 64 H, para la Gestión Comercial en el sector de la hostelería y ResdaWin 64 para la gestión de restaurantes.